เรามักได้ยินคนที่ทำอะไรไม่สำเร็จจะชอบบ่นว่า “ไม่มีเวลา” ทำงานไม่ทัน ซึ่งในความเป็นจริงแล้วทุกคนต่างมีเวลาเท่ากันคือ 24 ชั่วโมงในหนึ่งวัน แต่ที่ไม่เท่ากันคือประสิทธิภาพในการบริหารเวลา ถือว่าเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนต้องเรียนรู้ยิ่งทำงานในองค์กรใหญ่ๆด้วยแล้วเวลาทุกนาทีมีค่า ดังนั้นเราจึงมีเทคนิคบริหารเวลาอย่างมืออาชีพมาฝากกันคะ
- กำหนดเป้าหมายที่สำคัญที่สุดของแต่ละสัปดาห์
เชื่อได้ว่าหลายคนคงจะประสบปัญหางานเข้ามาเยอะแยะเสียมากมายจนไม่รู้ว่าจะเริ่มจับทำชิ้นไหนก่อน อันนี้ก็ด่วน อันนั้นก็ต้องรีบทำ สุดท้ายกลายเป็นว่าทำไม่เสร็จสักชิ้นงาน หรือทำออกมาได้ไม่ดีเกิดข้อผิดพลาดตามมาให้แก้อีกในภายหลัง ดังนั้นหัวใจสำคัญที่สุดคือการจัดอันดับชิ้นงาน เราจะต้องรู้ก่อนว่าในเวลาที่จำกัดงานชิ้นไหนที่ใช้เวลาทำน้อยแต่ได้ประโยชน์มากก็ควรเลือกที่จะทำก่อน ส่วนงานชิ้นอีกก็ค่อยไล่ลำดับกันลงมาตามทฤษฎีบริหารเวลาหรือที่เรียกว่า “Time Management Priority”
- หยุดสิ้นเปลืองเวลาไปกับสิ่งอื่น
ปัจจุบันกระแสโลกโซเชียลหรือการทำงานผ่านทาง Internet เริ่มเข้ามามีบทบาทในการดำรงชีวิตของคนมากขึ้น โดยเฉพาะในบางองค์กรต้องใช้อีเมล์ในการโต้ตอบกันอยู่ตลอดเวลา ทั้งเรื่องการอัพเดตข่าวสาร, การติดต่อลูกค้า แต่การที่ต้องมานั่งเช็คอีเมล์ทั้งวันก็ถือได้ว่าเป็นผลาญเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ ดังนั้นถ้าเราบริหารจัดการอีเมล คือตอนเช้ามาถึงก็เลือกตรวจสอบเฉพาะอีเมล์ที่สำคัญให้เรียบร้อยก่อน แล้วค่อยหาเวลามาจัดการอีเมล์ที่เหลือในช่วงระหว่างวันแทน
- หลีกเลี่ยงการมีนัดเสียบ้าง
ถึงแม้ว่าการนัดพบลูกค้าจะเป็นเรื่องที่ดีในแง่ของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ แต่บางทีอาจจะได้ผลเสียมากกว่าผลดีก็ได้ เพราะการนัดพบแต่ละครั้งเราต้องเสียเวลาในการเดินทาง การรอคอย กว่าจะคุยธุระเสร็จก็เสียเวลาไปวันๆโดยอาจไม่ได้ประโยชน์อะไร เพราะฉะนั้นหากไม่มีประเด็นสำคัญหรือเรื่องที่ต้องมีการตัดสินใจร่วมกันอย่างเด็ดขาด ก็ลองหลีกเลี่ยงนัดดูบ้าง เลือกเฉพาะนัดที่เป็นประโยชน์และสำคัญจริงๆหรือใช้เทคโนโลยีให้เหมาะสมด้วยการประชุมผ่าน VDO CONFERENCE ก็จะช่วยให้ประหยัดเวลาไปได้เยอะเลยล่ะ
การบริหารเวลานอกจากเรื่องงานแล้วเรื่องส่วนตัวก็ควรต้องบริหารให้เหมาะสมด้วยเช่นกัน ซึ่งคนส่วนมากจะใช้เวลาในการทำงานอยู่ที่ประมาณ 7-8 ชั่วโมงใน 1 วัน หลังจากนั้นก็เป็นเวลาส่วนตัวที่เราจะต้องใช้เวลาในการผ่อนคลาย จากความเหนื่อยล้าลงบ้างเพื่อที่จะได้มีพลังงานในการทำงานวันถัดไป